Malena Events - como organizar un evento empresarial

Cómo organizar un evento empresarial

Saber cómo organizar un evento empresarial puede suponer el éxito o el fracaso tanto de la empresa como de quién lo organiza.

Este tipo de eventos son bastante útiles tanto para la presentación de un lanzamiento de un producto al mercado, alguna conmemoración o un aniversario de empresa.

Incluso, una fiesta para los trabajadores por lograr los objetivos de una campaña.

Son una herramienta clave en el mundo de los negocios. Ya que además, te permitirá el contacto con varios clientes, y quien sabe, algún que otro contrato. Y te otorga bastantes ventajas. 

Por eso, es esencial una buena organización y contar con un buen servicio que te ayude.

El éxito de un evento se consigue con una correcta planificación para evitar posibles adversidades, y saber cómo actuar frente a estas, te aseguro que te ayudará.

Por eso te traigo unos consejos para tu éxito organizando un evento empresarial.

Comencemos.

Consejos para tener éxito en tu evento empresarial

mesa de catering

1-Define el tipo de evento empresarial que deseas

Primero piensa en lo que estás buscando y lo que necesitas. Así te será mucho más fácil.

Ya que la organización de tu evento puede variar según el tipo y las necesidades que tengas: una conferencia, un concurso, un lanzamiento de un nuevo producto, una comida de empresa o una fiesta.

De esta manera puedes elegir una finca, un hotel o en tu propia empresa si tienes espacio suficiente.

2- Piensa bien el lugar donde piensas realizarlo y cuándo

El lugar que elijas debe de tener las condiciones necesarias para poder realizar el tipo de evento que deseas.  

Además, el lugar debe de reflejar tus intenciones, y estar acorde a la temática del evento. Por ejemplo, si es un gran evento empresarial, piensa un lugar que refleje seriedad y profesionalidad. 

Puede ser un lugar público, abierto y al exterior como un finca, o alquiladas en un lugar privado.

Mi recomendación es que tu evento tenga fácil acceso y aparcamiento. Seguro que así asiste mucha más gente.

En cuanto a la fecha, debes de pensar también que tu evento tiene una duración determinada.

Por ello, cuando contactes con el sitio donde llevarás a cabo el evento, asegúrate de que no tiene lugar otro evento de las mismas características, o relacionado con la competencia.

Además, si es un evento de tarde o de noche, debes de tener en cuenta varios detalles esenciales.

Como poner autobuses si está muy lejos del centro urbano u hoteles para que pasen la noche si es necesario los trabajadores.

En Malena Events contamos con la opción de proporcionarte una finca si lo deseas. Nos adaptamos a lo que necesites.

3-Planifica todos los productos que vayas a necesitar

servicio de catering en un evento coorporativo

Deberás de tener en cuenta todo lo necesario para que no falte de nada en tu evento.

Un buen equipo de música, un escenario, un catering profesional y a la altura del evento, mobiliario, camareros, lugares donde se van a dejar los productos como una barra o mesas.

Aquí, te conté las ventajas que tienes si cuentas con un buen servicio de catering. Tal vez te sea de ayuda.

Un evento pequeño no requiere tanta planificación, pero si es uno grande, la cosa cambia.

Imagina que tienes un evento a nivel internacional, deberás de tener en cuenta muchos detalles. Como la alimentación de los asistentes, su religión hasta la decoración. 

4-La comunicación que usarás para el evento

Este es uno de los puntos más importantes.

Ten en cuenta cómo promocionarás el evento y que vías usarás para difundirlo.

Por redes sociales y cuáles, por email, alguna plataforma que te permita llegar a todos tus trabajadores de manera interna o con alguna imagen o un vídeo promocional.

De esta manera, llegarás a mucha más gente y seguro que les animas a asistir a tu evento.

Pero no solo debes usar estas herramientas para anunciar el evento, sino que también puedes aprovecharlas durante y después el evento.

Crea un hashtag, de manera que se pueda extender el evento bien por instagram o twitter, y aumentar su difusión por las redes.

Así, la gente compartirá momentos del evento con sus contactos: un concurso que hayas organizado, premios, o incluso un photocall, si prefieres.

O incluso, puedes animar a tus invitados a compartir algún momento especial en directo vía streaming en Internet.

Se lo pasarán genial y es una manera muy cómoda de conseguir mucha visibilidad. 

5-No te olvides de los costes de un evento

Decoración para un evento de empresa

Atento a esto. Los costes de un evento son importantes no dejarlos de lado. Y ser consciente de lo que puedes o no permitirte.

Deberás de tener en cuenta que tienes presupuesto suficiente para poder hacer frente a la cantidad de servicios que contratas, la calidad y todos aquellos costes que harás frente en tu evento.

Así como contratar al catering que te salga más rentable, o al grupo de música o dj que vaya a animar la fiesta, el equipo de iluminación… Incluso el alquiler del local.

Todo lleva un coste.

6-Los presentadores del evento

El presentador o ponente que contrates, si es que lo haces, se debe adecuar a tu evento y sobre todo, al publico que asistirá.

Si es bueno y tiene experiencia hará de tu evento algo ameno y divertido para todos.

En el caso de que prefieras no contratar a nadie, sino usar a alguien de tu empresa, haz que se prepare algún discurso o un guión para una puesta en escena perfecta.

Dj en una fiesta de empresa

7- La organización y la planificación durante tu evento

La planificación durante el evento es algo esencial.

Ya que controlarlo todo es casi imposible y puede que tengas algún inconveniente y por eso siempre es necesario tener un plan B bajo la manga.

Quien sabe, a lo mejor tu presentador no acude al evento o tu catering llega con retraso.

Esto te ayudará a hacer frente a algún problema puntual y sobre todo, a actuar con calma. ¡Mejor prevenir que curar!

Y por supuesto, te vendrá bien tener algún que otro encargado en cada sección. De esta manera estarás seguro de que no fallará nada y estará supervisado todo.

Tal vez, así, no necesites tu plan B.

8-El post-evento

Un buen evento no acaba cuando llega la hora de volver a casa. Sino que este se sigue difundiendo. Sobre todo, si has seguido mi consejo de los hashtags.

Como ya te he dicho, tus asistentes pueden hacer participes al resto gracias a sus fotos compartidas, vídeos de algún momento importante… Las redes sociales te ayudarán a conseguirlo.

Además, si el evento ha sido a gran escala, será necesario que contrates un servicio de limpieza para dejar el recinto perfecto.

Si ha sido pequeño, tal vez el catering que contrates, pueda dejarlo limpio y listo para el siguiente evento.

Está claro que un evento no es una cosa que se pueda hacer en un día.

Así que espero que estos consejos te sirvan de gran ayuda.

Recuerda que estoy disponible para hacer que tu evento sea mucho más fácil.

info@malenaevents.com

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